Kadisdukcapil M. Fadhly berdiskusi dengan Ketua tim penilai Yuzirwan Rasyid dan Sawir Pribadi saat meninjau langsung pelayanan administrasi Dukcapil di Pariaman, Kamis (7/4)Inovasi pelayanan kependudukan dan catatan sipil di Kabupaten Padangpariaman pantas menjadi contoh oleh kabupaten dan kota di Indonesia. Berbagai terobosan dengan memanfaatkan teknologi informasi diacu untuk memberikan kenyamanan masyarakat.
"Sebanyak 16 pelayanan telah kita digratiskan sejak dua tahun lalu," kata Sekda Padangpariaman, Jonpriadi saat menerima tim penilai Kompetensi Pelayanan Prima dan Inovasi Pelayanan Publik tingkat Provinsi Sumatera Barat tahun 2016 di Pendopo Bupati, Pariaman, Kamis (7/4).
Adapun bentuk 16 terapan pelayanan gratis program Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil (Disdukcapil) Padangpariaman tersebut, ungkap Jonpriadi, yaitu; pelayanan kartu keluarga, KTP, pindah keluar Kab. Padangpariaman, pindah datang ke Padangpariaman, percetakan KTP-EL, pengambilan KTP EL, akta kelahiran, akta kematian, perubahan nama, akta penceraian, akta perkawinan, pengurusan perpindahan WNA menjadi WNI, perubahan kartu keluarga, pembuatan KK baru bagi yang baru menikah dan pengurusan KTP rusak/foto kabur/terkelupas/retak/patah.
Tim penilai Provinsi Sumbar yang diketuai oleh Dr. Yuzirwan Rasyid mengatakan inovasi pelayan yang dinilai terdiri dari indikator umum dan khusus.
"Bagaimana layanan yang diberikan, jangka waktu, tekonologi dan fasilitas lainnya," kata Yuzirwan Rasyid didampingi anggota tim penilai Sawir Pribadi, Adel Wahidi, dan Desmita.
Yuzirwan mengaku terkesima dengan ketepatan dan kecepatan operator Disdukcapil dalam melayani masyakat. Terlebih adanya ruang ibu menyusui dan kursi roda bagi manula dan penyandang cacat.
"Disdukcapil Padangpariaman juga menggratiskan semua pelayanan. Artinya, sudah sesuai dengan prinsip good governance," ujar dia.
Sementara itu Kepala Dinas Dukcapil M. Fadhly dalam ekposnya menyatakan pihaknya memiliki ruang pelayanan layaknya hotel berbintang lima, petugas yang ramah, memiliki Standar Operasional Prosedur pada setiap kegiatan dan memanfaatkan teknologi informasi yang efektif.
Dikatakannya bahwa Disdukcapil juga pernah mendapatkan berbagai penghargaan baik pada tingkat nasional maupun provinsi diantaranya terbaik kedua nasional pada program nasional KTP Elektronik dan terbaik 1 pada Citra Pelayanan Prima Tingkat Provinsi Sumatera Barat.
Kunjungan masyarakat cukup tinggi setiap harinya. Demi kepuasan layanan, dinas yang melayani 458.746 penduduk itu, terus berbenah meningkatkan kualitas pelayanan dengan jargon CERIA yaitu Cepat, Efisien, Responsif, Inovatif dan Akuntabel sejak tahun 2012.
Ada beberapa hal yang terlihat berbeda dan berkembang setiap tahunnya di dinas ini, mulai dari penataan fasilitas sampai ke prosedur pelayanan, terlihat ada perbaikan.
Seperti penggunaan nomor antri dari sistim manual sampai menggunakan mesin nomor antri elektronik yang biasa digunakan pada perusahaan perbankan. Pemanggilan masyarakat yang akan dilayani pun diatur sedemikian rupa dengan menyiapkan operator pelayanan pada 19 loket.
"Sistem teknologi informasi kami juga didukung oleh Bagian Pengolahan Data Elektronik," ujar Fadly, peraih peringkat I Diklatpim II tahun 2013 itu.
Ditambahkannya bahwa pelayanan Dukcapil diatur sedemikian rupa dengan loket-loket yang dikelompokkan dan diatur dengan pengantrian.
Ada 4 loket untuk pengecekan berkas, 12 loket yang melayani berdasarkan pemanggilan sistem antrian elektronik dan 2 loket pada pelayanan KTP-El serta satu loket untuk penyerahan berkas.
Semua loket dilengkapi dengan petugas yang telah memahami Sistem Informasi Administrasi Kependudukan. Terdapat ruang laktasi dan juga menyediakan kursi roda bagi masyarakat yang membutuhkan.
Upaya peningkatan indeks kepuasan masyarakat, kata mantan Camat Ulakan Tapakis itu, dilakukan pembenahan sarana prasarana dan sistem pelayanan yang dilakukan selama beberapa tahun terakhir ini. Penerapan Standar Operasional dan Prosedur Pelayanan dan Sistem Managemen Mutu ISO 9001:2008.
"Kita juga membangun kerjasama-kerjasama dengan beberapa pihak untuk meningkatkan pelayanan, misalnya kerjasama dengan PT. POS Indonesia Persero," ujar pria berkaca mata itu.
Artinya, kata dia, pelayanan yang diterbitkan dikirimkan via pos untuk memudahkan masyarakat terutama masyarakat yang jauh dari pusat kota dan minimnya transportasi. Masyarakat hanya menunggu di rumah saja tanpa harus bolak-balik datang ke kantor Dukcapil.
"Sangat banyak penghematan yang dirasakan oleh masyarakat baik dari segi waktu yang terpakai untuk berurusan maupun dari segi biaya transportasi. Penghematannya lebih dari 1 milyar rupiah pertahun," ujar Fadhly.
Untuk mendekatkan pusat pelayanan kepada masyarakat dan menurunkan biaya transportasi, Disdukcapil memiliki unit pelayanan di Sungai Limau yang melayani 4 kecamatan yang jauh dari ibukota kabupaten yaitu Sungai Limau, Batang Gasan, Sungai Geringging dan IV Koto Aur Malintang.
Dinas yang telah menerapkan standar manajemen mutu ini juga membangun fasilitas-fasilitas yang memudahkan masyarakat untuk menyampaikan keluhan seperti SMS center, kotak saran dan media survey secara elektronik.
"Dulunya menggunakan media survey kepuasan pelayanan secara manual, tetapi saat ini telah menggunakan media survey secara elektronik," ujarnya.
Ketika dikonfirmasi tentang apa yang harus dilakukan untuk terus melakukan perbaikan dalam mencapai kepuasan masyarakat terhadap layanan yang dilakukan instansi pemerintah, Fadhly menjawab dengan tegas adalah komitmen aparatur.
"Butuh komitmen tim kerja. Suksesnya sebuah perubahan bukan tergantung kepada besarnya sebuah kantor, tetapi tergantung kepada besarnya komitmen semua orang-orang di dalamnya," ujar Fadhly menutup pembicaraan.
HA/OLP
